InDesignで定形フォーマットの月刊誌を作るとき、前号不要分のフォルダを用意すると便利の巻

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フリーペーパーのタウン情報誌では、とにかく「流用」が多いです。ハードデータ(電話番号や住所、営業時間などのお店固有のデータ)の流用はもちろん、写真やキャッチ、なかには反響が良かったから本文も前月のママでとクライアントからお願いされることも。編集者としてできるだけ更新したい旨を伝えますが、クライアントさんの意向には逆らえません…。流用先を間違えるのはクレームの元。きっちり作業していくのは当然ですが、1ヶ月前ならともかく、ハードデータは「前号より」「写真は4ヶ月前に掲載した画像」「テキストは3ヶ月前」なんていう無茶な(?)流用もあります。できるだけ安全に使い回ししたいときはどうしたらいいでしょう?

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前号不要分のフォルダにまとめる

作業用フォルダに、今までリンクの写真をすべて置いておくのはナンセンス。データが重たくなるだけです。コツとしては作業用フォルダ(今月号の進行データ)の中に「前号不要分フォルダ」をつくること。そこに進行データと違うボリューム(外付けHDDなど)に保存している過去データのInDesignファイルを入れるんです。InDesignはIllustratorと違って、リンクデータが外部であっても、ディレクトリが切れない限りリンクを保持します。なので、半年分ぐらいのInDesignファイルを保存しておき、そこから画像やテキストをコピペすることで、流用が簡単かつ正確に行えるかと思います。お試しあれ。

上記の「vol00」は通し番号を入れます。タウン誌通巻「90」号という感じ。2ケタでもいいですが、月刊誌だと8年ほどで3ケタに突入しますね。

管理人の言いたいこと

号数ごとのInDesign単体ファイルを前号不要分フォルダに入れることで、目的のファイルが探しやすくなります。一定の規則に従ってフォルダ&ファイル管理をしましょう!

必ずチェックすること

過去のInDesignから進行中ファイルにコピー&ペーストするだけだと、画像のリンク先が過去データのボリューム(外付けHDDなど)のままです。必ずリンク画像をコピーするようにして下さい。

リンクパレットのプルダウンより、「ユーティリティ」「場所を指定してリンクをコピー」をクリックすると、進行中のフォルダに簡単にコピーできます。

上記画像で「F9」とあるのはショートカット編集で割り当てているから。僕は結構使うので、ファンクションキーを割り当てています。「F8」には「フォルダーに再リンク」を割当。このコマンドは選択した画像を差し替える場合に非常に便利! 作業中は低解像度の画像を使い、入稿時に高解像度に差し替えるなど。これはまた別途説明しますね。

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